Zdalnie, czyli jak?

20 marca 2020

Olga Golonka

Marketing Manager

Piotr Fijałkowski

Research & Design Expert
Olga Golonka Piotr Fijałkowski
Zdalnie, czyli jak?

Fundamentem funkcjonowania i zarządzania firmą są zawsze zaufanie i sprawna komunikacja. Bez nich nie można mówić o samodzielności koniecznej do sprawnego realizowania zadań.

Nasz zespół pracuje obecnie w 8 lokalizacjach w Polsce (Katowice, Warszawa, Wrocław, Kraków, Łódź, Rzeszów, Stalowa Wola, Szczyrk) oraz 2 za granicą (Hoi An w Wietnamie oraz Boston w USA) i realizuje projekty we współpracy z klientami, którzy swoje siedziby mają w różnych strefach czasowych. Każdego dnia mierzymy się z wyzwaniami współpracy zdalnej, bo choć taki model niesie ze sobą liczne korzyści, jest też źródłem wielu zagrożeń, z którymi nauczyliśmy się skutecznie radzić.

Zarządzanie celami

W przypadku zespołów rozproszonych jasno określone cele firmowe są kluczowe dla efektywności.

W Mobee Dicku wykorzystujemy metodę OKR (Objectives and Key Results, czyli cele i kluczowe rezultaty), która wspiera zarządzanie i kolaborację poprzez jasną strategię i dobrze zakomunikowane priorytety, oddając ich realizację w ręce zespołów. Zdecydowaliśmy się wykorzystać OKR aby:

  • poprawić skuteczność realizacji planów,
  • zwiększyć zaangażowanie i wspierać płynną współpracę między zespołami,
  • zapobiegać tworzeniu się silosów.

Dzięki metodzie OKR strategia firmy wyrażona została w praktyczny sposób, jest jasna i zrozumiała dla każdego członka naszego zespołu. Wspiera transparentność, która z kolei przekłada się na większe zaufanie, a następnie - lepsze zgranie i większą efektywność. Metoda ta pozwala nam na bieżąco śledzić postępy, bardzo szybko reagować na zmieniające się warunki rynkowe i natychmiast adaptować się do zmian.

Wiedza i doświadczenie

Praca zdalna jest trudna, ale z doświadczenia wiemy, że można się jej nauczyć. Dzięki współpracy z Remote-How zdobyliśmy wiedzę z zakresu teorii pracy zdalnej, którą każdy z nas wykorzystuje w codziennej pracy. Dlaczego to ważne? Umiejętności takie jak zarządzanie czasem, zwięzła i konkretna komunikacja oraz zdolność skutecznego rozwiązywania problemów okazują się decydujące. Praca zdalna niejako zmusza nas do polegania wyłącznie na umiejętnościach miękkich oraz wiedzy o sprawdzonych metodach komunikacji.

Zdalnie pracuję od ponad trzech lat, z czego od roku zarządzam projektami, które realizujemy w Mobee Dicku wspólnie z naszymi klientami. Większą cześć z tego czasu przepracowałam mieszkając w Wietnamie, który z Polską dzieli różnica 6 godzin. Kiedy większość zespołów, z którymi współpracujemy rozpoczyna swoją pracę, u mnie jest już wczesne popołudnie. To jednocześnie ogromna przewaga we współpracy z klientami, którzy również pracują w innej strefie czasowej.

Najważniejszą zasadą pracy zdalnej, której nauczyłam się dzięki Remote-how, jest celowa nadmierna komunikacja – "overcommunication". W praktyce oznacza to podjęcie kroków w celu aktywnego wypełnienia luk, które powstają, gdy nie można po prostu do kogoś podejść i zadać mu pytania face-to-face.

Aleksandra Szapar
Project Manager w Mobee Dick

Jeżeli chcesz wiedzieć więcej o tym w jaki sposób budować zespoły, które pracują zdalnie, to pobierz bezpłatny e-book lub dołącz do kursu online oferowanego przez Remote-How.

Doświadczeni liderzy

Gdy projekt jest dobrze zarządzany, zadania są podzielone, a każdy z członków zespołu wie, za co jest odpowiedzialny, wtedy poszczególne etapy projektu zawsze realizowane są efektywnie. Rolą doświadczonego lidera jest z jednej strony dokumentowanie wyzwań w czasie rzeczywistym, przejrzyste ustalanie priorytetów i wyznaczanie DRI (Direct Responsible Individual, czyli osoba bezpośrednio odpowiedzialna), z drugiej, rozwiązywanie konfliktów, które w zespole współpracującym zdalnie mogą stanowić największe wyzwanie. Kiedy piętrzy się liczba iteracji lub trzeba pozyskać nieoczywiste dane od biznesu to nawet najbardziej skuteczne narzędzia nie zastąpią umiejętności miękkich.

Skuteczni liderzy są niezbędni w każdej organizacji. Wspierają budowanie silnych zespołów i zapewniają efektywną realizację projektów. Ich celem powinno być zwiększanie zaangażowania, rozwiązywanie konfliktów i inspirowanie do proaktywnych postaw. W przypadku zespołów rozproszonych, obok skutecznych narzędzi ułatwiających współpracę, kluczowe są umiejętności miękkie na które zwracamy szczególną uwagę podczas rekrutacji.

Karolina Śladkowska
Head of People Operations

Narzędzia

Podstawowa zasada, którą kierujemy się, dobierając narzędzia to ograniczanie stosu technologicznego. W Mobee Dicku wypracowaliśmy swój codzienny workflow. Zdajemy sobie jednak sprawę, że nie zawsze wpisuje się on w infrastrukturę naszych klientów. Staramy się być elastyczni i narzędzia współpracy wybieramy wspólnie tak, aby były w pełni dostosowane do możliwości i ograniczeń zespołów, z którymi współpracujemy.

Organizacja pracy

  • Zarządzamy projektami wewnętrznymi i zewnętrznymi w Asanie.
    Asana pozwala nam na efektywne planowanie i priorytetyzowanie prac w projektach, monitorowanie postępów i wczesne reagowanie na blockery czy ryzyka pojawiające się w projektach. Ogromna ilość materiałów wideo i samouczków dostępnych online pomogą Ci rozpocząć, a następnie stopniowo usprawniać pracę z tym narzędziem i dostosować je Twoich potrzeb i możliwości.
  • Do mierzenia czasu pracy wykorzystujemy Toggl.
    To nie tylko narzędzie na podstawie którego rozliczamy się z naszymi klientami i monitorujemy postępy w projekcie. Toggl pomaga nam dbać o odpowiednią higienę pracy i monitorować work/private time balance naszych pracowników.
  • Organizujemy i przechowujemy pliki w Google Drive.
    Komunikujemy się na Slacku, który umożliwia nam tworzenie kanałów projektowych i wymienianie się wiedzą. Traktujemy go jako narzędzie do nieformalnej dyskusji i ustaleń, które wynikowo są zawsze dokumentowane w Asanie.
  • Zoom to narzędzie, którego używamy do wideokonferencji.
    Podczas rozmów zawsze używamy kamerki (wyjątkiem są jedynie chwilowe problemy techniczne). Kiedy widzimy osoby, z którymi rozmawiamy, mamy możliwość obserwowania ich mowy ciała i wyłapywania komunikatów niewerbalnych. Obecność przed kamerą ułatwia również skupienie (unikamy zjawiska multitasking, np. rozwieszania prania podczas rozmowy) i pogłębia komunikację.

Badania i warsztaty

  • Do zdalnych warsztatów i wspólnej pracy kreatywnej wykorzystujemy Miro, które pozwala nam dzielić się efektami prac – makietami, projektami wizualnymi, konsultować zmiany, analizować architekturę informacji czy pracować na diagramach i kanwach. Wykorzystujemy go nawet do prowadzenia warsztatów z użyciem naszych kart Mobee Deck.
  • Do przeprowadzania zdalnych badań, w tym testów użyteczności, używamy: Lookback, Userlytics i Zoom. Narzędzie wybieramy w zależności od celów i wymagań danego badania.
  • Airtable wykorzystujemy do koordynacji rekrutacji i analizy danych, a także bieżącej komunikacji z klientem na temat postępów rekrutacji i prac badawczych. To narzędzie, które najwyraźniej przyczyniło się do znaczącego skrócenia czasu poświęcanego na analizę. O tym, jak wykorzystujemy go w codziennej pracy możecie przeczytać we wpisie na naszym blogu.

Projektowanie

  • Na wczesnym etapie projektu (makiety i pierwsze prototypy) wykorzystujemy AxureAxure Cloud bądź InVision.
  • Gdy przechodzimy do warstwy wizualnej, najczęściej wybieranym softem jest Sketch.
  • Pamiętamy o wersjonowaniu plików, nad którymi pracuje jednocześnie kilka lub kilkanaście osób. Używamy w tym celu Planta.
  • Na koniec prac projektowych przygotowujemy pliki dla programistów w Zeplin, który umożliwia nam zdalną, sprawną wymianę informacji o konkretnych elementach z zespołem deweloperów.

Mindset otwartości na komunikację

Nawet najlepiej dobrane narzędzia i zaplanowany workflow nie będą skuteczne, jeśli zabraknie odpowiedniego nastawienia, który nazywamy otwartością na komunikację. Na czym ono polega? Nawet jeśli nasz współpracownik fizycznie znajduje się na drugim końcu Europy, traktujemy go, jakby siedział przy biurku obok.

Wyobraźmy to sobie tak: ktoś podchodzi do Twojego biurka i pyta, czy może Ci zająć 2 minuty, bo w ten sposób szybko wyjaśnicie daną sprawę i praca pójdzie do przodu. Ty natomiast nie reagujesz w żaden sposób, milczysz, a następnego dnia podchodzisz do tej osoby i mówisz: “Hej, dzięki, przyjąłem do wiadomości Twoje słowa z wczoraj. Pozwól, że dam znać w przyszłym tygodniu”. Jeśli pracujesz z kimś biurko w biurko, raczej nie zachowasz się w ten sposób.

W ramach współpracy trwającej już niemal 4 miesiące, uczestniczę w pracach zespołu rozproszonego między kilkoma miastami w Europie. Komunikujemy się właściwie wyłącznie przez Slacka. Praca UX writera często polega na omawianiu mnóstwa szczegółów, bo użycie odpowiednich słów wymaga zweryfikowania najdrobniejszych detali i dogłębnego poznania produktu.

Gdy zadaję pytanie na Slacku, czuję się właściwie tak, jakbym podchodził do czyjegoś biurka mówiąc “Hej, możemy zamienić dwa słowa na temat tego ekranu?”. Gdyby nie ta rewelacyjna responsywność klienta, doszłoby pewnie do paraliżu komunikacyjnego. Co więcej – nigdy nie czuję się jakbym “zawracał głowę”. Chyba wszyscy zdajemy sobie sprawę, że ta intensywna komunikacja to tak naprawdę oszczędność czasu. Komunikujemy się szybko i wprost, bez potrzeby domysłów i interpretacji. Jak widać, narzędzie nie stanowi przeszkody, liczy się otwartość i wola porozumienia.

Bartłomiej Sury
Content Designer w Mobee Dick

Podsumowanie

O czym musisz pamiętać wdrażając pracę zdalną w swojej organizacji:

  • Zbiór zasad – jasny i dostępny
    Jednym z największych wyzwań, z jakim zmierzyliśmy się na samym początku wdrażania modelu pracy zdalnej było sprawne informowanie wszystkich osób o tym, co dzieje się w Mobee Dicku oraz w konkretnych projektach. Pomogło nam systematyczne dokumentowanie ważnych zmian procesów w centralnym miejscu, jakim jest Google Drive, aby zminimalizować zamieszanie i luki informacyjne. Pamiętamy przy tym o kwestiach związanych z bezpieczeństwem, dlatego w ramach redundancji stosujemy również rozwiązania on-premise. Praktykujemy też tzw. kulturę samoobsługi, która sprowadza się do założenia, że samodzielnie szukamy odpowiedzi na pytania - korzystamy z wyszukiwarki i uzupełniamy brakujące odpowiedzi. Dbamy o to, by się samodzielnie kształcić i rozszerzać dostępny zbiór zasad.
  • Dokumentacja – niezapisane nie istnieje
    Współpraca zdalna, jak żadna inna, wymaga wyrobienia nawyku zapisywania wszystkiego w miejscu dostępnym dla wszystkich członków zespołu. Zwracamy na to szczególną uwagę nowym członkom naszego zespołu już podczas onboardingu.
  • Praca w sprintach – kontrola postępu prac
    W zależności od projektu, pracujemy w tygodniowych lub dwutygodniowych sprintach. Zamknięte jednostki czasowe pozwalają nam ocenić postępy prac, ich tempo oraz dynamikę oraz korygować planowane działania na bieżąco i zawsze kiedy jest to potrzebne.
  • Daily – codzienny status
    Żeby poprawić komunikację i stymulować wzajemną wymianę informacji na temat bieżącego statusu, praktykujemy codzienne, 15 minutowe calle we wszystkich zespołach (lub, jeśli wolisz nomenklaturę agile’ową, tribe’ach). Zapraszamy na nie także przedstawicieli naszych Klientów, z którymi tworzymy jeden zespół projektowy. Głównym celem daily jest wyrównanie wiedzy oraz identyfikowanie i rozwiązywanie potencjalnych problemów. Kiedy coś nas blokuje, pozostali członkowie naszego zespołu mogą pomóc nam w rozwiązaniu problemu, z którym się mierzymy.
  • Dostępność – określenie tzw. rush hours
    Wewnątrz zespołu praktykujemy zasadę wzajemnej dostępności w godzinach od 10 do 16.
  • Bezpieczeństwo – jasne, spisane procedury
    Praca zdalna, bardziej niż jakakolwiek inna, narażona jest na ryzyko utraty poufnych informacji. Współpracujemy z organizacjami takimi jak banki i instytucje finansowe, dla których bezpieczeństwo jest kluczowym aspektem podczas podejmowania decyzji o podjęciu współpracy. W oparciu o dotychczasowe doświadczenia, wypracowaliśmy szereg procedur, które zapewniają bezpieczeństwo danych firmowych oraz naszych klientów.

Tych kilka zasad pomoże Ci zorganizować pracę zdalną w sposób efektywny. Jeżeli potrzebujesz wsparcia we właściwym ułożeniu nowego workflow dla Twojej organizacji, to możesz liczyć na naszą wiedzę, doświadczenie i gotowość do rozmowy.

Masz pytania?
Porozmawiajmy