Budowanie wewnętrznego zespołu projektowego. Poznaj korzyści i wyzwania

15 listopada 2019

Natalia Bienias

Head of Design
Natalia Bienias
Budowanie wewnętrznego zespołu projektowego. Poznaj korzyści i wyzwania

Design coraz częściej jest integralną fazą procesu produkcyjnego. Oznacza to rosnące zapotrzebowanie na dobrze zorganizowaną współpracę zespołów zaangażowanych w tworzenie produktów cyfrowych z projektantami. Rozwiązań jest kilka – zlecenie zadań agencji projektowej, outsourcing pracowników, jak również tworzenie własnego zespołu projektowego. Skupmy się na ostatnim.

Etap 1: Budowanie, czyli kogo właściwie potrzebujesz?

Szukając programisty, określasz, jakimi językami powinien operować (PHP, Java, Python). Podobnie w przypadku projektanta, istotne jest określenie kompetencji, jakimi powinien dysponować.

Na początek, zadaj sobie poniższe pytania:

  • Dlaczego potrzebuję projektantów?
  • Jakimi zadaniami mają realizować w projekcie?
  • Jakie umiejętności są do tego kluczowe?

UI Designer, UX Designer, Architekt informacji, Interaction Designer, UX Researcher, UI/UX Designer – to tylko niektóre ze specjalizacji z którymi się spotkasz. Czym się od siebie różnią i jakiego zakresu obowiązków możesz spodziewać się po każdym z nich? Różnice są umowne i ciężko mówić o standaryzacji.

Jakich specjalistów potrzebujesz w swoim zespole? To w dużej mierze zależy od potrzeb i możliwości firmy. Zatrudnienie na cały etat UX Researchera ( badacza), mija się z celem, jeśli nie możesz dostarczyć mu zadań z obszaru badań z użytkownikami (nie ma na nie budżetów, a proces realizacji produktu nie zakłada dodatkowego czasu na testy i badania). W tym przypadku możesz szukać projektanta (UX Designer, Product Designer), mającego doświadczenie w przeprowadzaniu badań. W razie potrzeb przygotuje proste testy i stopniowo będzie “zarażał” nimi zespół.

Jeśli budujesz produkt cyfrowy, podstawowy zespół projektowy, który warto rozważyć to:

  • lider zespołu (UX designer),
  • projektant interfejsów (UI designer),
  • badacz (researcher).

Nie zamykaj się w wąskich nazwach specjalizacji, skup się na poszukiwaniu kompetencji. Planowanie procesu, architektura informacji, makietowanie rozwiązania, projekt UI czy przygotowanie badań i testów, nie muszą ograniczać się do konkretnych stanowisk.

W Mobee Dicku wykorzystujemy naszą wiedzę i doświadczenie, żeby wspierać organizacje w budowaniu zespołów projektowych. Wierzymy, że najkorzystniejsza (i najefektywniejsza) współpraca to ta, która odbywa się ramię w ramię , dlatego zasilamy stacjonarne zespoły naszych klientów własnymi zasobami. Nie jest to jednak klasyczny outsorcing, a zdecydowanie bardziej elastyczne podejście, które umożliwia szybką reakcję na bieżące potrzeby organizacji, szczególnie na pierwszym etapie kompletowania wewnętrznego zespołu. Bardzo trafnie podsumował to Łukasz Krebok, lider i twórca zespołu projektantów w Diebold Nixdorf:

- Nie traktuję naszej współpracy jak outsource typu „płacę fakturę i wymagam”. Chodzi o ciągłość. Zasilanie zespołu projektantami z zewnątrz działa bardzo dobrze, bo ta dodatkowa rotacja to powiew świeżego powietrza dla naszych pomysłów, możliwość walidacji.

Projektanci, jak każdy zespół w organizacji, będą współpracować z innymi działami i podlegać rozmaitym zasadom i ograniczeniom. Udział projektantów w tworzeniu i rozwijaniu produktu cyfrowego może wymagać aktualizacji, a nawet całkowitej zmiany modelu współpracy między zespołami. Zmianie może ulec kolejność wykonywania zadań i czas pracy, zaburzony może zostać wypracowany przez lata porządek (np. w procesie pracy programistów).

Budowaniu wewnętrznego zespołu projektowego w organizacji klienta rozpoczynamy od analizy bieżących procesów oraz zdefiniowania brakujących kompetencji, to umożliwia nam wypracowanie nowego modelu pracy nad tworzeniem i rozwijaniem produktu.

Wprowadzenie nowego zespołu do organizacji może generować konflikty i frustracje. Od samego początku musisz właściwie komunikować:

  • Jaka jest rola nowo utworzonego zespołu w procesie pracy nad produktem?
  • Jakie będą korzyści współpracy z zespołem?

Jeżeli specjaliści z innych obszarów zrozumieją na czym polega praca projektowa i dlaczego warto ponieść początkowe koszty zmian, jest duża szansa na skuteczną współpracę i wypozycjonowanie procesu projektowego, jako pełnoprawnego etapu np. w wytwarzaniu oprogramowania.

Etap 2: Utrzymanie, czyli jak wykorzystać pozyskany potencjał?

Aarron Walter to Vice President of Design Education w InVision i autor książki Design for Emotion. Wcześniej, jako lider zespołu UX w MailChimp, podzielił charaktery pracujących tam projektantów na dwa typy: myśliwych i farmerów.

Według Waltera, myśliwych ekscytuje eksploracja – możliwość odkrywania nowego. Nie lubią ograniczeń, które mogą szybko wyczerpać ich twórczą energię. Najlepiej sprawdzą się więc przy tworzeniu nowych produktów i rebrandingu. Z kolei farmerom, bez ograniczeń ciężko będzie narzucić sobie granice – cieszą się z wielokrotnych iterowań i ulepszania istniejących produktów. Lepiej sprawdzą się zatem w skrupulatnym przeglądaniu istniejących rozwiązań, porównywaniu i audytowaniu.

Takie rozdzielenie ról pozwalało Walterowi na dobieranie zadań do osobowości projektanta, dając możliwość rozwoju w obszarze, który faktycznie ich interesuje i w którym czują się dobrze.

Dopasowanie wyzwań do osobowości nie powinno iść jednak w parze w rutyną. Podnoszenie poprzeczki i możliwość sprawdzania się w nowych sytuacjach pozwala rozwinąć skrzydła i odkryć potencjał w innych obszarach, niż zadania wykonywane na co dzień.

Każdy pracownik, niezależnie od wykonywanych zadań, oczekuje szacunku – poczucia, że praca, w którą wkładamy tyle energii jest potrzebna i nie idzie na marne. Zaufanie do projektowania użyteczności, czegoś miękkiego i często trudno mierzalnego, przychodzi stopniowo. Zwłaszcza w środowisku zdominowanym przez technologie, z wypracowanymi procesami działającymi od lat. Ale skoro poświęciłeś zasoby na zatrudnienie specjalistów , daj im przestrzeń do działania – swobodę w doborze środków umożliwiających realizację stawianego przed nimi celu. Jeżeli zaangażujesz zespół odpowiedzialny za optymalizację rozwiązań, projektowanie struktury treści i badania z użytkownikami, ale pozwolisz im jedynie na drobne, wizualne poprawki interfejsu, możesz spotkać się z szybkim zniechęceniem i poczuciem wypalenia.

Oczywiście, jako projektanci jesteśmy gotowi na kompromisy, mamy świadomość priorytetów i ograniczeń technologicznych. Jednak tworzenie rozwiązań, które zawsze będą odsuwane na „kolejne wersje produktu” i nigdy nie trafią na produkcję, są prostym przepisem na pozbycie się pracowników potrzebujących poczucia sprawczości.

Zespoły projektowe potrzebują autonomii, zwłaszcza w dynamicznym, zwinnym środowisku, aby skuteczniej wpisać się w krótkie deadliny i ograniczone zasoby.

Gotowość do kompromisów, zbiór zasad i wytyczne współpracy oraz świadomość roli, jaką odgrywa zespół projektowy w organizacji, określa się również mianem Design Culture – kultury projektowania.

Etap 3: Rozwijanie, czyli jak nie stanąć w miejscu

Budowanie Design Culture to spore wyzwanie, które wiąże się z wiedzą i doświadczeniem, ale opiera się na relacjach i interakcjach między ludźmi. Stworzenie różnorodnego zespołu jest trudne – czekają Cię konflikty i nieporozumienia. Ta różnorodność i bogactwo doświadczeń pozwalają jednak spojrzeć na problemy i wyzwania z różnych perspektyw.

"If you want diversity of thought, you have to bring in people around you who have diverse experiences." (Victoria L. Brescoll, Profesor nadzwyczajna w zakresie zachowań organizacyjnych, Uniwersytet Yale)

Odmienne doświadczenia to również wartość dla członków zespołu – w Mobee Dicku zachęcamy do dzielenia się wiedzą i organizowania wewnętrznych szkoleń. Prowadzenie i udział w warsztatach nie ogranicza się jedynie do zespołu projektowego, biorą w nich udział wszyscy zainteresowani pracownicy firmy. Dla projektanta to okazja do sprawdzenia się w (często nowej) roli mentora, a dla zespołu sposób na zdobywanie i rozwijanie kolejnych umiejętności.

Budowanie firmowej biblioteki, szkolenia, konferencje, przestrzeń do dzielenia się inspiracjami i nowinkami ze świata projektowania i nowych technologii – to najprostsze i dostępne rozwiązania, które wspierają twórczy rozwój organizacji.

Budowanie od zera wewnętrznego zespołu projektowego jest zadaniem trudnym i czasochłonnym, ale to inwestycja, która w dłuższej perspektywie przynosi mierzalne efekty biznesowe. Rozszerzając swój zespół o kompetentnych, zaangażowanych projektantów oraz tworząc środowisko otwarte na zmiany, zyskasz możliwość optymalizacji kosztów zlecania prac projektowych na zewnątrz nieporozumień i błędów komunikacyjnych oraz wzbogacisz zespół o nowe kompetencje, które z pewnością wpłyną na dynamikę rozwoju Twojego biznesu.