Zdalne warsztaty UX – na odległość nie znaczy gorzej

27 maja 2020

Katarzyna Jezierska-Krupa

Senior Designer
Katarzyna Jezierska-Krupa
Zdalne warsztaty UX – na odległość nie znaczy gorzej

Model zdalny należy oceniać z perspektywy wyzwań oraz szans jakie ze sobą niesie. Nasze doświadczenie, wypracowane i ciągle udoskonalane dobre praktyki współpracy zdalnej wykorzystujemy od pierwszego dnia współpracy. Codziennie udowadniamy naszym klientom, że potrafimy zachować wysoką jakość komunikacji, a dzieląca nas odległość nie tylko nie jest barierą, ale niejednokrotnie stanowi szansę na optymalizację kosztów lub daje możliwość większego zaangażowania wszystkich osób, które powinny uczestniczyć w procesie projektowym.

Plaster na ranę, czy nowe potężne narzędzie?

Warsztaty zdalne to nowy trend, który pojawił się pod wpływem globalnego lockdownu. Powstały setki wpisów, podcastów i materiałów wideo, w których autorzy dzielą się wskazówkami dotyczącymi metod i narzędzi, które umożliwiają efektywne wprowadzenie warsztatów zdalnych jako doraźnego rozwiązania w okresie izolacji.
W Mobee Dicku na warsztaty zdalne nie patrzymy jak na “plaster na ranę”, a metodę, która w wyniku wyjątkowych okoliczności została spopularyzowana i będzie wykorzystywana nawet po zniesieniu ograniczeń, co bardzo nas cieszy.

Na odległość nie znaczy gorzej

Choć przygotowanie warsztatu zdalnego zajmuje nieco więcej czasu i wymaga wykorzystania dodatkowych narzędzi, to korzyści takiego modelu współpracy są tego warte.

Twój zespół zdobywa dodatkowe umiejętności

Przy okazji prowadzenia warsztatów zdalnych, zawsze staramy się poszerzyć wiedzę uczestników o dobre praktyki związane ze współpracą w modelu zdalnym, które będą mogli wykorzystywać wewnątrz swoich zespołów. Takie doświadczenie dowodzi że współpraca zdalna jest równie, o ile nie bardziej, efektywna niż tradycyjny warsztat, a wiedza zdobyta w czasie jego przebiegu jest nie tylko istotnym elementem realizacji konkretnego projektu, ale staje się również zasobem całej organizacji.

Uczestnicy są bardziej zaangażowani

Dobra facylitacja online wspiera zaangażowanie nawet nieśmiałych uczestników, które często trudno osiągnąć podczas warsztatów offline.

Kiedy uczestnicy pracują z dowolnie wybranego przez siebie miejsca, gdzie nikt nie zagląda im przez ramię i nikt nie czuje się onieśmielony przez bardziej aktywnych uczestników, dzięki dodatkowym narzędziom moderowania np. udzielanie głosu, każdy z uczestników ma możliwość swobodnego dzielenia się pomysłami.

Aby umożliwić każdemu uczestnikowi czynny udział w warsztatach, mieszamy ćwiczenia indywidualne z dyskusją w grupie. Podczas ćwiczeń indywidualnych każdy z uczestników ma pełną swobodę wyrażania myśli dzięki wykorzystaniu cyfrowych karteczek post-it lub funkcji komentowania.

Aby praca wszystkich uczestników była zsynchronizowana wykorzystujemy narzędzie timera, który jest widoczny dla wszystkich.

Koszty, które musisz ponieść są niższe

Eliminujemy koszty związane z digitalizacją dokumentacji, czasem przeznaczonym na dojazd, zakwaterowaniem.

Zyskujesz wygodną w użyciu, w pełni cyfrową bazę wiedzy

Ograniczamy zużycie surowców, a cyfrowa dokumentacja upraszcza wyszukiwanie treści oraz powrót to najważniejszych insightów.

Po warsztatach zdalnych arkusz, na którym pracowaliśmy, pozostaje dostępny dla wszystkich uczestników w trybie komentowania. Dzięki temu nie musimy się martwić o rozsyłanie dodatkowej dokumentacji warsztatów, aby każdy z uczestników mógł powrócić do tego, co udało nam się wspólnie wypracować.

Warsztaty zdalne w praktyce

Przed warsztatami poprosimy Cię o podstawowe informacje o uczestnikach oraz wyślemy instrukcję rejestracji w narzędziach, z których będziemy korzystać. W razie jakichkolwiek problemów umówimy się na wideorozmowę, podczas której pomożemy je rozwiązać.

Wszyscy uczestnicy otrzymają informację o tym w jaki sposób przygotować się do warsztatów – wspomnimy o stanowisku pracy i o tym, jak zadbać o własny komfort podczas warsztatów (np. o słuchawkach, napojach i przekąskach).

Bezpośrednio przed warsztatem możesz spodziewać się szczegółowych zasad pracy i najważniejszych informacje dot. wsparcia technicznego. Zawsze mamy jedną osobę na pokładzie odpowiedzialną za pomoc w razie problemów technicznych. Do takiej osoby uczestnicy mogą kierować wszelkie pytania – nasz moderator albo odpowie na nie opisowo, albo, w przypadku bardziej skomplikowanych problemów, dzięki funkcji udostępniania ekranu pomoże rozwiązać problem.

W Mobee Dicku prowadząc warsztaty zdalne korzystamy z Zoom’a, którego ustawienia widoku pozwalają widzieć wszystkich uczestników na raz. To doskonale wpływa na utrzymywanie zaangażowania i jednocześnie pomaga uczestnikom pozostać skupionymi.

Fragment arkusza przygotowanego na warsztaty z międzynarodową firmą z branży retail.

Nasze główne narzędzie warsztatowe to Miro, które oferuje dodatkowe użyteczne funkcje takie jak timer, głosowanie czy też tryb prezentacji. Zawsze na początku warsztatu, wspólnie ze wszystkimi uczestnikami przechodzimy przez dostępne funkcje i omawiamy przygotowany wcześniej arkusz, w którym będziemy wspólnie pracować. Planujemy jego strukturę tak, żeby każdy uczestnik mógł się w nim łatwo odnaleźć. Po wprowadzeniu, realizujemy wspólnie zadania, które pomagają uczestnikom wypróbować wszystkie funkcje w praktyce, dzięki czemu każdy czuje się swobodnie podczas pracy.

Narzędzia takie jak Miro czy Mural pozwalają każdemu z uczestników indywidualnie partycypować w tworzeniu i komentowaniu elementów w czasie rzeczywistym na online’owym arkuszu. Dzięki temu każdy może pracować samodzielnie i jednocześnie widzi, jak pracują inni.

Dlaczego warsztaty w ogóle?

Warsztaty są obecne w naszej codziennej pracy od dawna, przeprowadziliśmy liczne warsztaty kick-off’owe dla klientów takich jak PLL LOT czy Leroy Merlin, strategiczne dla frisco.pl, TUiR Warta, Diebold Nixdorf oraz projektowe z członkami zespołów Credit Agricole, Banque Saudi Fransi, mBanku czy STS.

Warsztaty są dla nas narzędziem rozwiązywania szeroko rozumianych problemów komunikacyjnych oraz platformą wymiany wiedzy, pomysłów, inspiracji, problemów. Pomagają nam wzajemnie lepiej się poznać i zbudować zaufanie, które uważamy za podstawę sukcesu każdego projektu. Jedynie dobrze zaprojektowany i przeprowadzony warsztat umożliwia zebranie i przetworzenie danych ukrytych w głowie każdego zaangażowanego interesariusza. W ciągu zaledwie kilku godzin warsztatu jesteśmy w stanie uspójnić wiedzę, zdefiniować cele i nadać im priorytety. Co więcej, niejednokrotnie podczas warsztatów generowaliśmy wstępne pomysły rozwiązań! Interakcje w zróżnicowanej grupie stymulowały powstawanie pomysłów, które nie zrodziłyby się podczas pracy w pojedynkę, a dodatkowo, wszyscy uczestnicy uzupełniali wzajemnie swoją wiedzę projektową dotyczącą wymagań i ograniczeń.

Czy należy bać się współpracy zdalnej?

Warsztaty zdalne niejednokrotnie wymagają zmiany nastawienia, przełamania się. Są bardziej wymagające organizacyjnie i komunikacyjnie, ale dobrze zaplanowane i przeprowadzone są niejednokrotnie zdecydowanie bardziej efektywne. Bez względu na to, jak bardzo rozproszony jest Twój zespół, możesz w pracę nad projektem w równym stopniu zaangażować wszystkich jego członków. Warsztat staje się inkluzywny a jego rezultaty są wynikiem pracy całego zespołu, bez jakichkolwiek ograniczeń.

Masz pytania?
Porozmawiajmy