Jak prowadzić sesje badawcze poza własnym biurem? Poradnik krok po kroku i checklista

9 września 2019

Alicja Skalna

Designer
Alicja Skalna
Jak prowadzić sesje badawcze poza własnym biurem? Poradnik krok po kroku i checklista

Jeżeli badania są lub będą elementem procesu projektowego w Twojej organizacji, prędzej czy później pojawi się wyzwanie przeprowadzenia sesji badawczych “w terenie”, bez udogodnień biura. Jako badacze i projektanci, powinniśmy docierać tam, gdzie obecni są potencjalni użytkownicy.

W Mobee Dicku przyjęliśmy model pracy, w którym rozproszone zespoły pracują w kilku miastach. Dzięki temu, jesteśmy w stanie szybko odpowiadać na wyśrubowane wymogi rekrutacji. Co więcej, możemy łatwo zaaranżować sytuację, w której nasi Klienci, w ramach badań, spotykają się ze swoimi klientami. Przekłada się to na realne efekty biznesowe.

W ciągu ostatnich 12 miesięcy nasz projektowo-badawczy zespół przeprowadził kilkadziesiąt “terenowych” sesji badawczych w kilku polskich miastach (od Poznania, aż po Lublin). Załóżmy, że Twoja organizacja również stanęła przed zadaniem zorganizowania badań poza firmowym biurem, a może poza miastem, w którym na co dzień pracujesz. Bez względu na to, jak dobrze zostały wykonane prace poprzedzające badania, to Ty w roli researchera wyruszasz na drugi koniec Polski uzbrojony w laptop oraz scenariusz badania i odpowiadasz za rezultat prac. Ten krótki poradnik pozwoli Ci zweryfikować stan przygotowań.

Planowanie

Przede wszystkim, nie bój się, że precyzyjne rozpisanie zadań zabije spontaniczność i kreatywność. Jest wręcz przeciwnie – mając solidnie przygotowaną bazę, skupiamy się na tym, co istotne.

Jak pisze Atul Gawande w Potędze checklisty:

Obawiamy się, że przestrzeganie protokołu zawsze pociąga za sobą brak elastyczności w zachowaniu (…) Jednak zastosowanie dobrze przygotowanej listy kontrolnej prowadzi do czegoś wręcz przeciwnego. Dzięki niej nie musimy zaprzątać sobie głowy prostymi i nudnymi procedurami, musimy tylko pamiętać o ich wykonaniu (…) Dzięki nim możemy skoncentrować się na trudniejszych sprawach.

Wybór miejsca

Zanim zaczniesz szukać knajpek na Google Maps, zastanów się, jaki charakter mają badania i co chcesz osiągnąć. Kogo rekrutujesz, jakich tematów dotyka scenariusz badawczy, o co będziesz pytać? Czy przewidujesz zadania dodatkowe (np. card sorting), czy będziesz potrzebować dodatkowej przestrzeni? Badany przyjedzie własnym autem czy raczej będzie korzystał z komunikacji miejskiej? Przygotowując pracę z grupą studentów prawdopodobnie wybierzesz inną przestrzeń, niż dla mam z małymi dziećmi.

Nie zawsze jest to możliwe, ale warto osobiście odwiedzić lokal, zwłaszcza jeżeli planujesz więcej niż jedną sesję w danym mieście. Na ostateczną decyzję o wyborze miejsca może wpłynąć nawet układ wnętrza oraz dostępność gniazdek z prądem. Godne uwagi są kawiarnie przy muzeach lub bibliotekach gwarantujące ciszę i spokój. Jeśli potrzebujesz większej prywatności, przyjrzyj się ofercie coworkingowej. Decydując się na miejsce ogólnodostępne, rezerwacja odpowiedniego stolika to “must have”. Warto dopytać właścicieli, czy nie mają nic przeciwko naszym działaniom i zadbać o budżet rekompensujący kilkugodzinną blokadę stolika.

  • Wybierz miejsce adekwatne do charakteru badań – ustal i wpisz termin do kalendarza.
  • Sprawdź dostępność miejsc parkingowych i komunikacji miejskiej w pobliżu wybranej lokalizacji.
  • Zweryfikuj lokal osobiście lub przynajmniej telefonicznie (godziny otwarcia, opinie, czy choćby zdjęcia w internecie).
  • Upewnij się, jakie warunki panują na miejscu: rozkład stolików, możliwość zamawiania jedzenia i picia, dostęp do prądu, wi-fi.
  • Zrób rezerwację.

Formalności

Już na etapie rekrutacji badany jest informowany o warunkach i wymogach formalnych, ale to Ty przed sesją wręczasz mu stosowne zgody do podpisu. Zadbaj o porządek: najlepiej posegreguj dokumenty kompletami. Przygotuj też “kopie zapasowe” – kawa zawsze wylewa się na jedyny wydrukowany egzemplarz z klauzulą RODO. Jeśli przewidujesz wynagrodzenie pieniężne za udział w badaniu, upewnij się że dla każdego uczestnika przygotowana jest odpowiednia suma. Na koniec, w Twoim notatniku powinny znaleźć się maile i telefony kontaktowe do wszystkich decyzyjnych, zaangażowanych w badania osób oraz do samych badanych.

  • Wydrukuj odpowiednie dokumenty.
  • Wynagrodzenie dla badanych przechowuj w bezpiecznym miejscu.
  • Zapisz kontakt do osoby odpowiedzialnej za badania po stronie klienta.
  • Zapisz kontakt do badanego.
  • Zabezpiecz budżet na posiłki i napoje.
  • Dojazd i nocleg
  • Jeśli konieczny jest nocleg, zwróć uwagę na czas, jaki jest Ci potrzebny, by dostać się z hotelu do miejsca badań. Bądź realistą – w poniedziałek rano, poza sezonem w Bielsku-Białej nie czekaj na Ubera.
  • Zweryfikuj, w jakiej odległości od miejsca badań znajduje się hotel.
  • Sprawdź, czym najlepiej poruszać się w danym mieście (taksówka, Uber, komunikacja miejska).

Narzędziownik badacza w podróży

Od tego, co ze sobą zabierzesz, zależy Twój komfort pracy i flow badania. Jak znaleźć balans pomiędzy zbyt dużą liczbą rzeczy a ryzykiem, że zapomnimy czegoś ważnego? Odpowiedz na pytanie, jakiego typu są to badania, jakie zadania uwzględnia scenariusz i ile sesji obejmuje wyjazd. Z czasem na pewno stworzysz własny, dopasowany do swoich potrzeb zestaw, ale uwaga! Ciągle sprawdza się zasada, że “lepiej nosić niż się prosić”.

Wybrane elementy wyposażenia badawczego.

Wybrane elementy wyposażenia badawczego

  • Weź laptop i telefon.
  • Zabierz urządzenia do testów z zainstalowanymi niezbędnymi aplikacjami – warto sprawdzić ich działanie poza “rodzimym”, firmowym wi-fi.
  • Bezwzględnie miej przy sobie dwa urządzenia rejestrujące – na ten temat napisano już sporo, a ciągle trudno oprzeć się pokusie, że “ telefon wystarczy”.
  • Zabierz ze sobą ładowarki i dopilnuj, aby baterie we wszystkich urządzeniach były przed sesją pełne.
  • Sprawdź, czy masz wystarczającą ilość miejsca na dyskach swoich urządzeń rejestrujących.
  • Zabezpiecz dostęp do internetu – lokalne wi-fi nie zawsze zadziała, bądź w tej kwestii niezależny.
  • Wydrukuj i zabierz scenariusz badania.
  • Przygotuj szablon na notatki, najlepiej w formie dokumentu online (pomocne są wtyczki do przeglądarki umożliwiające edycję takich dokumentów również offline) – notując na bieżąco w takim dokumencie, znacząco przyspieszysz analizę materiałów.
  • Zabierz wszystkie niezbędne rzeczy do przeprowadzenia sesji. Jeśli planujesz dodatkowe zadania, weź wydrukowane zestawy do ich realizacji oraz niezbędne akcesoria: karteczki samoprzylepne, naklejki, pisaki, nożyczki etc. Jeżeli podróżujesz w celach badawczych regularnie, dobrze sprawić sobie firmowy “przybornik” – w Mobee Dicku mamy specjalną walizeczkę;)
  • Dorzuć do plecaka przedłużacz – naprawdę może uratować badania!
  • Jeśli przewidujesz profesjonalne fotografowanie, zabierz aparat fotograficzny i statyw.

Poręczna walizka z zestawem przydatnych materiałów biurowych – wyposażenie naszej ekipy badawczej.

“Put on your mask first” – najpierw zadbaj o siebie

Punkt programu, który często umyka w ferworze przygotowań, a jest niezmiernie istotny. Kreatywnie i na pełnych obrotach jesteśmy w stanie pracować mniej więcej 5 godzin dziennie. Planując “badawczy maraton”, uwzględnij przerwy na regenerację, posiłek, a także wstępne podsumowanie rezultatów pracy.

  • Stwórz grafik badań z przynajmniej półgodzinnymi przerwami pomiędzy sesjami oraz jedną dłuższą (minimum godzina).
  • Unikaj bloków pracy składających się z więcej niż 2 sesji badawczych pod rząd.
  • Sprawdź, czy w pobliżu znajdują się miejsca, gdzie sprawnie serwują pyszne jedzenie 🙂

W dniu badania

Przed spotkaniem

  • Zadbaj o komunikację z klientem i swoim zespołem – informuj o tym co się dzieje, również wtedy, kiedy wszystko idzie zgodnie z planem.
  • Zadbaj o kontakt z badanym – zawsze bądź gotów, aby do niego zadzwonić.
  • W sytuacjach kryzysowych reaguj i przejmij inicjatywę. Bądź elastyczny i kreatywny – sprawny kontakt z Twoim PM-em czy klientem pozwoli szybko podjąć dobre decyzje. Niestety nieobecność badanego bez żadnego uprzedzenia to nie tak rzadki scenariusz, jak mogłoby się wydawać.

Podczas spotkania

  • Nawet, jeśli sama forma rozmowy poza biurem nie różni się znacząco od badania w siedzibie własnej firmy, zawsze warto pamiętać o uniwersalnych zasadach komunikacji z badanym.
  • Zadbaj o komfort i poczucie bezpieczeństwa badanego. To priorytet. Dobry flow spotkania zwiększa szanse na lepsze obserwacje – uśmiechnij się i zaproponuj kawę 😉
  • Oceń, które z pytań w scenariuszu mogą być niekomfortowe dla badanego. Licz się z odmową odpowiedzi ale bądź świadom, że dużo zależy od tego jak pokierujesz rozmową.
  • Uważnie obserwuj reakcje badanego. Bądź dociekliwy, ale respektuj granice stawiane przez rozmówcę.
  • Nie zapomnij podziękować badanemu za poświęcony czas i zapewnij, że jego wkład w prace nad produktem ma ogromną wartość.

Po spotkaniu

  • Pamięć jest zawodna – od razu notuj najważniejsze wnioski. Posiłkuj się scenariuszem i priorytetyzuj obserwacje – im dokładniej to zrobisz na tym etapie, tym mniej czasu trzeba będzie poświęcić na to później. Kontekst miejsca i sytuacji pomoże Ci uchwycić i zinterpretować niuanse, o których za kilka dni zapomnisz.
  • Poinformuj odpowiednie osoby (PM-a, klienta), jak Wam poszło – krótki status “Co i jak” jest bardzo dobrą praktyką.
  • Jak najszybciej zarchiwizuj nagrania i artefakty – złośliwość rzeczy martwych jest faktem.

Podsumowanie

W Mobee Dicku współpracujemy w interdyscyplinarnych zespołach, przeplatając badania z projektowaniem. Jest to najszybszy i najtańszy sposób, aby dostarczyć produkt spełniający wysokie oczekiwania klienta oraz użytkowników. Wymaga jednak bardzo sprawnej organizacji i błyskawicznego reagowania na zmiany. Przy zwinnym, szybkim tempie pracy checklista służy jako niezbędne zabezpieczenie – czasem brak jednego, nawet z pozoru drobnego elementu może zrujnować starannie zaplanowany proces.

Zresztą, jako fanka list kontrolnych, polecam tworzenie i korzystanie z nich niemal w każdej sytuacji.

Gotową checklistę, dedykowaną omawianemu tematowi, znajdziesz poniżej, do pobrania w PDF-ie. Potraktuj ją jako punkt wyjścia i modyfikuj zgodnie z własnymi potrzebami. Koniecznie daj znać, jakie są Twoje doświadczenia z badań w terenie – życzę owocnych sesji i wartościowych insightów!

pobierz checklistę >