Dlaczego warsztaty zawsze projektujemy od zera?

13 lutego 2020

Katarzyna Jezierska-Krupa

Senior Designer
Katarzyna Jezierska-Krupa
Dlaczego warsztaty zawsze projektujemy od zera?

Warsztaty, traktowane jako narzędzie wspierające proces projektowy, już dawno przestały być uznawane za podejście innowacyjne. Kolorowe karteczki i gotowe do uzupełnienia kanwy mogą wydawać się tylko zbędnym ornamentem, który nie niesie rzeczywistej pomocy. Nie dziwi nas, że coraz częściej widzimy obawy klientów, z którymi rozmawiamy o wartości kilku wspólnych godzin w salce konferencyjnej. W Mobee Dicku niejednokrotnie udowodniliśmy jednak, że właściwie zaprojektowane i przeprowadzone warsztaty i szkolenia przynoszą długofalowe korzyści.

Inwestycja

Na początku trzeba zaznaczyć, że bardzo często bezpośrednie korzyści z warsztatów pozornie odnosimy tylko my - projektanci, badacze, menedżerowie po stronie agencji. Na warsztatach, szczególnie w początkowej fazie projektu, to my pytamy, a klient dzieli się informacjami. Ty, Drogi Kliencie, jesteś na początku dla nas, pomimo że to Ty za to płacisz :). Może to brzmieć kontrowersyjnie, jednak kiedy przyjrzymy się korzyściom takiego podejścia, zobaczymy, że tak naprawdę jest to opłacalna inwestycja.

Dzięki dobrym warsztatom kick-offowym, rozpoczynającym współpracę, jesteśmy w stanie wypracować skuteczną i przyjazną komunikację.

Warsztaty kick-off pozwalają:

  • dobrać wygodne dla wszystkich narzędzia,
  • zebrać wiedzę o wiedzy (co faktycznie wiemy) i niewiedzy (czego nie wiemy, a powinniśmy wiedzieć).

Podczas warsztatów kick-offowych możemy lepiej poznać historię firmy i projektu oraz zastanowić się, co może sprawić, że projekt się nie powiedzie oraz poszukać rozwiązań tych potencjalnych problemów. To wszystko pozwala trafnie zaplanować kolejne kroki, poznać się i zbudować zaufanie, które jest podstawą dobrej współpracy.

Podział ról zmienia się w dalszych fazach projektu, kiedy to od nas wychodzą inspiracje, rozwiązania, pomysły. Wtedy służymy wiedzą i doświadczeniem, pokazujemy możliwości, o których możesz nie wiedzieć, lub które znasz, ale nie wiesz, jak je wykorzystać. Pomagamy odpowiadać na pytania, które sobie zadajesz – co jest dla mnie ważne w projekcie? co chcę osiągnąć? dla kogo chcę stworzyć produkt? Nawigujemy i doradzamy.

Kontekst, kontekst, kontekst

Brzmi mało konkretnie, bo takie właśnie jest na poziomie koncepcji. Wszystko zmienia się dopiero, gdy mówimy o konkretnym kliencie, konkretnym projekcie. Dlatego wiele warsztatów prowadzonych szablonowo, gdzie wiarę pokłada się w karteczkach post-it, kolorowych mazakach i gotowych agendach, nie udaje się.

Mobee Deck - karty z zadaniami wykorzystywane podczas warsztatów.

Nie odkryto uniwersalnej formuły efektywnych warsztatów – za każdym razem warsztat musi być zaprojektowany w odniesieniu do specyfiki Twojego projektu.

Gotowy zestaw zadań nie istnieje, a realizacja metod bez ich zrozumienia zawsze zakończy się porażką. Warto oczywiście korzystać z gotowych narzędzi, zawsze jednak dostosowywać je do specyficznej sytuacji i etapu. Właśnie dlatego Mobee Deck, czyli narzędzie, które sami zaprojektowaliśmy, posiada instrukcję z wieloma scenariuszami – prowadzący warsztatów może wybrać te najefektywniejsze dla konkretnej sytuacji.

Pytania, które pomagają zorientować się w sytuacji

Kontekst wpływa również na decyzję, jaki charakter nadać warsztatom:

  • kick-offowy,
  • strategiczny,
  • kreatywny,
  • innowacyjny,
  • pivotujący,
  • łączący w sobie różne cechy, np. strategiczno-projektowy.

Zanim jednak o tym zdecydujemy i przygotujemy scenariusz, koniecznie musimy poznać odpowiedź na trzy pytania. Zadajemy je nie tylko przy planowaniu warsztatów, ale również podczas wszelkich istotnych decyzji projektowych.

  • Co już wiemy?
    Jakie etapy projektu zostały już zakończone przed rozpoczęciem współpracy? Jakie informacje o projekcie już posiadamy? Jakie utwory powstały w projekcie do tej pory? Jakie materiały klient lub partner dostarczył już agencji?
  • 
Co mamy w planach?
    Jaki jest kolejny etap projektu? Co ma być wynikiem tego etapu? Kto może dostarczyć nam niezbędnych informacji?
  • Czego nie wiemy?
    Jakiej wiedzy potrzebujemy, aby zrealizować kolejny etap? Czy przeprowadzenie tego etapu w planowanym czasie jest realne i ma sens?

Odpowiedź na te pytania determinuje naszą decyzję, po jakie warsztaty sięgnąć, jakie osoby zaprosić do udziału i jak się przygotować.

Te trzy pytania towarzyszą nam zawsze, niezależnie od etapu projektu.

Przykład: warsztaty kreatywne

Nie sposób szczegółowo opisać kryteriów dla wszystkich rodzajów warsztatów, dlatego przedstawiam uproszczony przykład dla warsztatów kreatywnych.

Możemy śmiało zdecydować się na warsztaty o charakterze kreatywnym, gdy:

  • mamy zdefiniowane cele biznesowe i główne ograniczenia technologiczne,
  • przeprowadziliśmy analizę danych zastanych i zrealizowaliśmy badania, jeśli były one wskazane,
  • wiemy już, czym ma być produkt, nad którym chcemy wspólnie pracować.

Podczas takich warsztatów projektanci, reprezentanci Klienta, a czasem i użytkownicy wspólnie generują pomysły na koncepcję interfejsu. Trzeba bowiem pamiętać, że w pracę nad koncepcją produktu powinni być zaangażowani reprezentanci kluczowych stron uczestniczących w projekcie (a więc również użytkownicy), nawet jeśli to projektant będzie samodzielnie tworzył poszczególne makiety. Podczas wspólnego generowania pomysłów przydatne jest doświadczenie, ale to nie wszystko. Właśnie dlatego warto sięgnąć po metody na wzajemne stymulowanie kreatywności, takie jak np. szalone ósemki.

Zanim przystąpimy do samych warsztatów, zastanawiamy się, czy posiadamy już całą wiedzę, która może być niezbędna, aby przeprowadzić je efektywnie. Jeśli mamy pracować nad koncepcją interfejsu, zapoznajemy się najpierw z rozwiązaniami istniejącymi na rynku, celami biznesowymi i głównymi ograniczeniami technologicznymi.

Upewniamy się, że dotychczasowe ustalenia dotyczące projektu są znane osobom, które mają uczestniczyć w warsztatach. Nie znaczy to wcale, że “wszystko udostępniamy wszystkim” – na przykład inspiracje, które trafią do uczestników warsztatów mogą sprawić, że pomysły będą się powielać. Ważne jednak, aby zaangażowane osoby wiedziały, czym ma być produkt i jakie cele ma realizować.

Spójna historia

W wielu przypadkach, szczególnie na dalszych etapach projektu, metody stosowane na warsztatach powinny tworzyć łańcuch. Jedno zadanie prowadzi do kolejnego. Jeśli czegoś nam brakuje, uwzględniamy w scenariuszu warsztatów metodę, która otworzy nam drogę do kolejnego ćwiczenia i ostatecznie do zadania, którym osiągniemy cel warsztatów. Na przykład: jeśli określiliśmy zbiór treści, który później chcemy uporządkować w ramach architektury informacji, najpierw powinniśmy wykonać zadanie, dzięki któremu nadamy poszczególnym elementom priorytety.

Podejście łańcuchowe nie tylko otwiera nam kolejne drzwi, ale również pomaga Ci zrozumieć długofalowy cel zadań i zaangażować się w ich realizację. To ważne, bo bez otwartości klienta, projektant nie będzie w stanie przekroczyć własnego sposobu myślenia - wzajemne inspirowanie się jest kluczem do tworzenia nowych rozwiązań.

Dobre praktyki

Projektujemy warsztaty, które przynoszą wymierne efekty, ponieważ bierzemy pod uwagę:

  • Kontekst - nie ma gotowej, uniwersalnej formuły.
  • 3 pytania: Co już wiemy? Co mamy w planach? Czego nie wiemy? Odpowiedzi w zasadniczy sposób determinują charakter, jaki nadamy warsztatom.
  • Cel - scenariusz ma doprowadzić ostatecznie do jego realizacji dlatego – dobrze sprawdza się tu łańcuchowy dobór zadań.
  • Wiedzę uczestników - wasza obecność i zaangażowanie jest dla nas niezbędne i staramy się je wykorzystać w maksymalnym stopniu.

Jeżeli chcesz przekonać się o korzyściach, jakie przynosi efektywnie zaprojektowany warsztat odezwij się do nas!