Królowa spójności: księga treści
Chcieliśmy stworzyć szablon dokumentu, który będzie uniwersalny, sprawdzi się w obliczu różnych potrzeb, założeń i celów, a może nawet stanie się UX-writingowym design systemem, Dlatego nasza Księga treści to nowa propozycja tego, jak strategicznie zadbać o spójne treści w cyfrowym świecie marki. Zbudowaliśmy księgę treści według własnego modelu, bo wiemy, że mądrze skonstruowane wytyczne pomagają strategicznie zadbać o spójne treści i budują tożsamość marki w cyfrowym świecie i przynoszą szereg innych korzyści.
Nasza księga treści składa się z trzech rozdziałów. Są to:
- opis głosu i tonu,
- wytyczne dla projektujących treści,
- słownik.
Każda część pełni inną rolę, uzupełnia pozostałe, a stosowane razem rozwiązują większość problemów, które pojawiają się podczas tworzenia treści dla marki. Głos i ton zbiera informacje o stylu firmy, o tym jaką marka buduje relację z odbiorcami oraz zawiera szczegółowe wytyczne dotyczące głosu i tonu marki z przykładami. Wytyczne dla projektujących treści wprowadzają standaryzację i zawierają informacje o tym, jak projektować treści dla najważniejszych komponentów produktu cyfrowego. Słownik z kolei zbiera słowa, które wrosły w komunikację marki, definiuje je i w razie potrzeby upraszcza, co pozwala unikać nazywania w różny sposób tych samych elementów lub miejsc serwisie.
Głos i ton, czyli marka ze stylem
Kiedy zaczynamy pracę nad Księgą treści, intensywnie analizujemy markę, serwis lub aplikację, zbieramy wszystkie dostępne materiały, opinie oraz zidentyfikowane problemy. Rozmawiamy z osobami, które odpowiadają za treści, np. z działem marketingu czy komunikacji. Czasami konieczne są konsultacje dodatkowe, np. z ekspertami od produktu, prawa. Jeśli brakuje danych, wypracowanie głosu i tonu z wytycznymi poprzedzamy audytem treści. Takie przygotowanie pozwala nam zorganizować UX-writingowe warsztaty, podczas których przeprowadzamy zespół przez sprawdzone metody. Wystarczą nam dwie lub trzy godziny, żeby zebrać od osób decyzyjnych oczekiwania i plany. Ten etap kończy gotowy projekt I rozdziału Księgi treści: opis głosu i tonu.
Gdy wiemy już, jaki ma być nasz produkt (np. sympatyczny i bezpośredni, czy ekspercki i chłodny, a może troskliwy lub obojętny) oraz mamy tzw. Voice Chart, możemy przejść dalej! Zapytacie być może, co to jest Voice Chart? To dokument, który w przygotowanym przez nas wzorze może służyć jako szybka ściągawka ze stylu, ale też w kilka minut wprowadza nowe osoby w firmie w komunikację marki. Ale do stworzenia dobrych i spójnych treści potrzebujemy czegoś więcej, dlatego przechodzimy do projektowania kolejnego rozdziału Księgi treści.
Zróbmy design system dla treści
Ten etap to ścisła współpraca z działem projektowania UX i UI oraz analiza dostępnych ścieżek użytkowników i użytkowniczek. Dokument wypełniamy praktycznymi instrukcjami. W jednym miejscu zbieramy najważniejsze zasady dotyczące gramatyki, interpunkcji, pisowni, formatowania. Wypracowujemy wytyczne dotyczące standaryzacji. Uwzględniamy też różne typy treści i niezbędne elementy interfejsu (np. komunikaty o sukcesach i błędach, walidacji). Każdy produkt czy usługa ma własne, specyficzne procesy, dlatego rozdział wymaga elastycznego i kreatywnego podejścia. Tu nie ma jednego dobrego rozwiązania. Jeśli firma ma konkretne priorytety albo produkt jest stosunkowo prosty, rozdział z wytycznymi dla projektujących treści będzie kilkanaście stron. Z kolei duży, rozbudowany e-commerce może potrzebować kilkudziesięciu stron.
Rozbrajanie trudnych słów
W naszym szablonie trzeci rozdział Księgi treści to Słownik. Znajduje się na końcu UX-writingowego procesu, choć w praktyce tworzymy go już od pierwszego dnia rozmów o współpracy. Jako UX Writerki wsłuchujemy się w to, co mówią pracownicy i pracowniczki i notujemy najczęściej używane słowa. Szczególnie staramy się wyłapywać te, które zaliczają się do wewnętrznego żargonu. Wyłapujemy tajemne skróty, przetworzone zapożyczenia z innych języków i specjalistyczne określenia. Wewnątrz organizacji często wydają się proste, jednak użyte w komunikacji skierowanej do użytkowników, stają się po prostu zmorą. Przepracowujemy i konsultujemy zebrane słownictwo z ekspertami obszarowymi. Zbieramy słowa, nazwy akcji, nazwy miejsc w serwisie, specyficzne zwroty, kategorie, etykiety i inne wyrażenia związane z działalnością marki. Przy tej okazji ujednolicamy też słownictwo, bo zdarza się, że jeden element ma nawet po kilka nazw. Kiedy skończymy, pracownicy klienta mogą zaglądać do słownika zawsze, kiedy mają rozmaite dylematy. Przydaje się także słownik podczas wdrażania nowych pracowników, a bywa i tak, że część terminów trafia do słownika dostępnego dla użytkowników.
Dlaczego warto zadbać o spójne treści
Zebrane i udokumentowane wytyczne dotyczące projektowania treści oszczędzają czas, poprawiają komfort pracy, a używane podczas tworzenia nowych treści na strony internetowe czy w aplikacjach, pomagają budować relację z użytkownikami i użytkowniczkami oraz wpływają pozytywnie na wizerunek marki. Dodatkowa współpraca między różnymi departamentami organizacji oraz z zewnętrznymi firmami jest po prostu sprawniejsza. Pojawia się także poczucie zgrania i opanowania wielu elementów i to jest naprawdę bezcenne.
Księga treści znacząco zmniejsza ryzyko, że niespójności zasypią nas nagle. Nie trzeba nerwowo sprawdzać każdego elementu projektu. Nie ma chaosu. Jest porządek i klarowne zasady, które obowiązują wszystkich. Efekt? Błędów spowodowanych brakiem wytycznych jest dużo mniej.
Właśnie do takiego świata zapraszamy nowoczesne organizacje, które chcą się rozwijać. Do świata, w którym praca jest poukładana, komfortowa i przyjemna, a jej efektem sprawniej działająca i spełniająca cele biznesowe komunikacja.
